Ipea adota tramitação eletrônica de processos a partir de outubro

Implementado no Instituto como Processo Eletrônico Ipea, o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é uma plataforma com interface acessível e práticas inovadoras de trabalho

A partir de outubro, o Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea) adotará o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) para a tramitação de documentos e processos administrativos, que deixará de ocorrer em meio físico e passará para o ambiente digital. “Com a implantação do Processo Eletrônico do Ipea, por meio do SEI, teremos um sistema seguro e auditável, além de não corrermos mais o risco de perda de documentos. Conseguiremos identificar cada passo, cada alteração do processo e seus aspectos fundamentais”, disse a coordenadora do grupo de trabalho de implantação do SEI, Anna Carolina Mendonça Lemos Ribeiro, durante a apresentação da ferramenta para os servidores nesta segunda-feira, 1° de agosto, na sede do Instituto, em Brasília.

De acordo com o coordenador-geral de Tecnologia da Informação e Comunicações do Instituto, André Zuvanov, este já era um desejo antigo do Ipea, de aumentar a eficiência das suas diversas atividades, de implantar, especialmente, um processo eletrônico com esse fim. “O sistema, desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região, já foi testado e está em uso em diversos órgãos – com bons resultados, não tendo apresentado nenhum problema até o momento”, informou o gestor.

O coordenador-geral de Serviços Coorporativos e Apoio à Pesquisa, Bernardo Figueiredo Silva, explicou como se dará a implantação desse sistema no Ipea, apresentando as funcionalidades e vantagens que serão agregadas no dia a dia daqueles que lidam com a tramitação de processos. “Esta foi a ferramenta escolhida pelo Ministério do Planejamento para viabilizar integração entre os órgãos da administração pública na tramitação de processos, proporcionar economia e transparência à sociedade, mercado e órgãos supervisores. Isso tudo sem a necessidade da utilização do papel como suporte físico para documentos institucionais”, destacou.

A ferramenta
Implementado no Instituto com o nome de Processo Eletrônico Ipea, o SEI é uma plataforma de gestão de processos eletrônicos com interface acessível e práticas inovadoras de trabalho. O software permite a virtualização de processos e documentos, com a atuação simultânea de várias unidades, ainda que distantes fisicamente, em uma mesma rotina e plataforma, reduzindo o tempo de realização das atividades.

Neste mês de agosto, serão oferecidas capacitações para os servidores e colaboradores do Ipea, organizadas pela Coordenação Geral de Gestão de Pessoas (CGPES). E, a partir de 1º de outubro, novos processos e documentos deverão tramitar obrigatoriamente em meio eletrônico, por meio do SEI. No período de 1º de outubro deste ano a 1º de janeiro de 2017, todos os processos já existentes antes de outubro deverão ser digitalizados previamente à tramitação e passarão a circular somente por meio eletrônico. Em 1º de janeiro de 2017, o sistema de tramitação de documentos SIGDOC, em uso atualmente, será definitivamente desativado.

Os resultados esperados, segundo Bernardo Silva, serão a otimização das rotinas de trabalho, a redução significativa do uso de papel, a economia de recursos, o favorecimento do trabalho colaborativo e o ambiente mais sustentável.

Vídeo: Assista às entrevistas sobre as vantagens do SEI 

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